""

Fr.Berg Kommune om ny indkøbspolitik og verdensmål: ”Det skal give mening for dem, der skal agere på det”

”Medejerskab i hele organisationen er noget af det allervigtigste, hvis vores nye indkøbspolitik skal komme ud og leve”. Sådan siger Natascha Mehlin Lund Hansen, udbudskonsulent i Frederiksberg Kommune, om den proces, afdelingen for Økonomi og Udbud har været igennem for at lægge sporene til en ny indkøbspolitik for kommunen.

Hvis hun skulle give et råd til andre, der skal igennem samme proces, så er det ”at tænke alle med, der skal bruge den politik, der bliver lavet. Decentrale synspunkter er ikke kun vigtige for at få relevante nuancer med i indholdet og kvalitetstjekke, om man er på rette vej. Det er lige så vigtigt for at få skabt en politik, der giver mening for dem, der skal være med til at agere på den”.

Men hvordan omsætter man ønsket om medejerskab til grønne indkøb i praksis, når indkøb kun er et delelement af andre forvaltningers kerneopgave? Det fik Natascha og hendes kolleger gode erfaringer med gennem et rådgivningsforløb med Rejsehold for Grønne og Cirkulære Offentlige Indkøb. Rejseholdet, som er et initiativ under Miljøstyrelsen, har til formål at hjælpe offentlige indkøbere med at fremme cirkulær økonomi og grøn omstilling gennem indkøb.

Man kan skrive rigtig mange flotte politikker, men…

For lidt over et år siden stod indkøbsafdelingen i Frederiksberg Kommune over for en større transition, som krævede, at ”vi skulle kickstarte det at arbejde med bæredygtighed i udbud på ny”, fortæller Natascha. Ambitionen om at drive den tidligere chefs fokus på bæredygtighed i indkøb og udbud videre var der, men rammerne og politikken manglede i den nye organisationsstruktur.

Banen var således meget åben for alle input og sparring, især også til at få tænkt verdensmålsagendaen ind i indkøbs- og udbudsarbejdet. Ved at sætte fokus på rammesætning af indkøbspolitikken fik Natascha og hendes kolleger nemlig identificeret centrale pejlemærker for indkøbsarbejdet de næste fire år.

For at gøre en ny indkøbspolitik levedygtig var det dog også vigtigt for Natascha, at den blev baseret på medejerskab og engagement fra forskellige forvaltninger. ”Vi kan skrive rigtig mange flotte politikker centralt, men hvis vi ikke har dem med, der skal købe ind derude, så kommer den ikke ud at leve”.

Kommunikation er centralt

Alle forvaltninger i Frederiksberg Kommune arbejder med indkøb, men for ingen er det en del af kerneopgaven. Derfor ligger der et stort efterarbejde og en kommunikationsopgave i at formidle, hvorfor for eksempel daginstitutioner med deres køb af møbler og legetøj kan bidrage til en grønnere omstilling. ”Når man som indkøber sidder centralt i kommunen under økonomichefen, så kan der være lidt langt ud til de dagsinstitutioner, der skal agere på indkøbspolitikken”, forklarer Natascha og understreger samtidig, at ”alle skal føle, at det er deres politik”.

I sådan en proces er kommunikation helt centralt, fremhæver Natascha, for i praksis ”hiver man folk væk fra deres kerneopgave, som for eksempel at passe børn, og beder dem bruge tid på at komme med input til en indkøbspolitik, som ikke nødvendigvis er det vigtigste for dem og som måske kan virke fjern. Derfor er der en vigtig inddragelse- og kommunikationsproces efter vedtagelsen af politikken”.

Med afsæt i udvalgte verdensmål og delmål fra Rejseholdet fik indkøbsafdelingen inddraget forvaltningerne ved en workshop, hvor de kunne komme med gode inputs til indkøbspolitikken, og der blev defineret fælles pejlemærker, som alle kunne se sig i på forskellige måder. ”For os betød forløbet, at vi kommer til at arbejde meget mere med verdensmål som overordnet ramme. Verdensmålene er noget alle kan tale ind i – lige fra skolebørn til os i kommunen. Det tager vi også med os”, slutter hun.

Den endelig indkøbspolitik skal endnu godkendes, hvorefter der vil blive arbejdet temaopdelt med den alt efter, hvad der er relevant i de forskellige forvaltninger.

3 gode råd

  • Husk at tænke forskellige forvaltninger ind – decentrale synspunkter er vigtige for, at politikken kommer ud og leve i hele organisationen
  • Kommunikation af vigtigheden af medejerskab til indkøbspolitikken er meget vigtig – forvaltningerne skal kunne se potentialet i indkøb; især når det ikke er deres kerneopgave.
  • Løbende og mere systematisk, tværfagligt samarbejde mellem forvaltninger er vigtigt både i udviklings- og udmøntningsfasen.

Rejsehold for Grønne og Cirkulære Offentlige Indkøb er en indsats under Miljøstyrelsen og ledes af PlanMiljø. Rådgivningsforløbene udføres i tæt samarbejde med Dansk Initiativ for Etisk Handel, Innoba samt udbudsjurist Jakob Svendsen fra Rambøll.

Du kan selv komme igang med at bruge de værktøjer, som rejseholdet har udarbejdet her.