Succes med grøn indkøbsfond i Roskilde Kommune

En intern grøn fond og et dynamisk indkøbssystem har kickstartet udskiftningen af energitunge hårde hvidevarer i Roskilde Kommune.

Roskilde Kommune oprettede i 2014 en intern grøn indkøbsfond på en million kroner. Alle kommunens enheder blev opfordret til at søge om midler til at udskifte deres gamle og energitunge køleskabe, frysere, opvaskemaskiner osv. Tanken er, at investeringerne i de nye apparater skal finansieres af de besparelser, som de nye apparater medfører.

Den nye fond skulle hurtigt vise sig at være en rigtig god idé, for den modtog hele 100 ansøgninger på flere end 220 produkter – fra små køleskabe til store industrimaskiner. Indkøbsafdelingen står selv for administrationen af puljemidlerne, der dog ikke i første omgang rakte til at kunne imødekomme alle ansøgningerne.

Roskilde Kommune

  • 85.000 indbyggere
  • 7500 ansatte
  • Årlig indkøbssum: 1,5 mia. kr

Håber at flere leverandører vil byde ind

Selve processen starter med en ansøgningsrunde, hvor kommunens enheder kan søge om at få udskiftet eksisterende produkter. Derefter laver indkøberne en opgørelse over hvilke typer/modeller, der er ansøgt om. Endelig formuleres et udbud som en e-auktion, hvor leverandørerne kan byde ind på de produkter, som kommunen efterspørger. I 2014 vandt Miele udbuddet, efter en e-auktion hvor kun to leverandører gav tilbud.

– I første runde havde leverandørerne en ansøgningsfrist på fire uger. Det er nok grunden til, at kun to leverandører bød ind på vores e-auktion. Alligevel viste processen os, at der var en del lavt hængende frugter at plukke, hvorfor vi har fået bevilling på endnu en million kroner i 2015. Vi håber, at flere leverandører vil byde ind på e-auktionen i denne omgang, så det kan lade sig gøre at optimere energieffektivitet og kvalitet af de produkter, der købes ind via indkøbsfondens midler, siger Steen Elhede, indkøbschef i Roskilde Kommune.

De ansøgninger, der ikke blev imødekommet i 2014, er automatisk overgået til den første af to ansøgningsrunder her i 2015. Første runde løber af stablen i første halvår, mens anden ansøgningsrunde åbner efter sommerferien.

Puljen skal understøtte grøn profil

Hvilke ansøgninger, der bliver imødekommet, bestemmes først og fremmest under hensyn til hvilke udskiftninger der giver den største energibesparelse med udgangspunkt i Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøbs indkøbsmål på området. Der tages dog også hensyn til at fonden skal dække bredt i kommunen, så både storkøkkener, plejehjemsvaskerier og børnehaver får del i indkøbsfonden.

Selvom de største gevinster rent energibesparelsesmæssigt vil være at hente ved storkøkkener og vaskerier, så tilgodeser kommunen også de enheder, hvor der måske ikke er lige så store energibesparelser at hente, så den grønne profil bliver bredt ud til så mange af kommunens enheder som muligt.

TCO beregninger

Roskilde Kommune gør brug af beregninger af de enkelte produkters totalomkostninger, det vil sige at ud over selve indkøbsprisen udvælges leverandør og produkt ud fra energieffektivitet – altså produktets energiforbrug. Selve beregningsmodellen er ikke blevet offentliggjort af Roskilde Kommune, men du kan finde Miljøstyrelsens hjælpeværktøjer til at anvende beregninger af totalomkostning på forskellige produkttyper her.

Nu kommer turen til lyskilderne

Endnu har der ikke været foretaget en egentlig evaluering af indkøbsfondens resultater. Den vil først blive gennemført, når anden ansøgningsrunde er afsluttet i slutningen af 2015. Alligevel kan Steen Elhede give denne foreløbige status:

– Den første runde, hvor vi primært havde fokus på husholdningsprodukter, medførte udskiftning af 102 produkter. I samarbejde med leverandøren blev der beregnet en årlig energibesparelse på over 60.000 kr. og en tilbagebetalingstid på 16 år. Hertil kan så lægges de yderligere fordele, der opnås ved, at vi opdaterer de hårde hvidevarer. Det gælder f.eks. garanti, service og moderne apparater med nutidige features som forkortet vasketid, lettere betjening, støjsvaghed etc.

Steen Elhede fortæller desuden, at man godt er klar over, at de lavt hængende frugter med hensyn til udskiftning af de hvidevarer muligvis snart er blevet plukket. Derfor vil kommunen begynde at finde andre veje til at styrke den grønne profil.

For eksempel er man gået i gang med at planlægge et lignende forløb for lyskilder. Her kan der både være tale om anskaffelse af mere energieffektive pærer til lamperne, og automatisk slukning af lys efter et stykke tid uden bevægelse i et rum.

Gode råd fra Steen Elhede
  • Sørg for at have en tæt dialog med leverandørerne, når I forbereder projektet/udbuddet. Få leverandørernes input til TCO-modellen og udbuddet som helhed.
  • Vær kritisk i forhold til brug af øvrige krav, som ikke omfattes at TCO-modellen. Anvend i stedet – så vidt muligt – mindstekrav (f.eks. i forhold til design, brugervenlighed, funktionalitet etc.)
  • Husk også de indirekte omkostninger/besparelser, f.eks. vasketiden for en maskine.
  • Skal leverandøren stå for al levering, montering og installation, kræver det information om præcise mål og placering, evt. indbygningskrav, strøm- og vandinstallationer og krav til afløb etc. Stil så meget information som muligt til rådighed for leverandørerne allerede i tilbudsfasen.
  • Afsæt god tid til projektet og prioritér kommunikationen eksternt til både leverandører og brugere.