Nye udbudsredskaber giver Ballerups skoler bedre indeklima

Ballerup Kommune brugte markedsdialog og innovationssamarbejde til at udvikle en nytænkende, helhedsorienteret tilgang til renovation af kommunens skoler. Det kom der både nye tekniske løsninger og mere brugerinddragelse ud af.

Det var bevidstheden om, at et bedre indeklima understøtter læring, der fik Ballerup Kommune til at tænke et renovationsprojekt af kommunens skoler helt forfra. Klasselokalet udgør rammen for tusindvis af skoleelever og læreres dagligdag, og med en nylig vedtaget folkeskolereform og lange skoledage stilles der kun højere krav til klasselokalets kunnen.

Projektet ”Skolerenovering i en helhed” tog de traditionelle forståelser af udformningen af et klasselokale op til revision, og det krævede en tilsvarende nytænkning af udbudsprocessen.

Filosofien bag projektet var at tænke de enkeltstående tekniske installationer, såsom udluftning, belysning og akustik sammen til et helhedsorienteret fokus på indeklima. Og her blev Offentligt-Privat Innovationssamarbejde (OPI) sat i spil.

Markedsdialog og OPI som værktøj

Første trin i processen var at facilitere en markedsdialog, der klarlagde, om kommunen skulle give sig i kast med et innovationssamarbejde, og det viste sig at være den rigtige vej at gå.

Den klassiske indkøbspraksis blev lagt på hylden til fordel for et innovationssamarbejde, hvor den offentlige myndighed giver sit behov til kende, der udveksles og sparres på ideer, og med udgangspunkt i dette udvikles en løsning i fællesskab.

Logikken er, at flere hjerner tænker bedre end en, og at innovationen netop opstår, når interessenter på tværs af sektorer mødes og samarbejder.

”I OPI’er deles risikoen mellem partnerne, derfor må man have tillid til, at alle partnere har en interesse i at udvikle et godt produkt.” fortæller Mads Bo Bojesen, der er centerchef for ejendomsområdet i Ballerup Kommune.

Skolerenovering i en Helhed

  • Ballerup Kommune har fået EUDP-midler til at søsætte projektet ’Skolerenovering i en helhed’, der har til formål at skabe det bedst mulige klasselokale ved at sammentænke de tekniske aspekter ved renovationen herunder lys, lyd og luft
  • Projektet demonstreres på Skovlunde Skole Nord
  • Projektet anvendte samarbejdsformen ’ OPI’, hvilket betyder, at projektet arbejder i fasen før et udbud igangsættes. Samarbejdet reguleres kontraktligt og fastsættes inden projektet igangsættes
  • Projektet blev skudt i gang med en ’innovationsdag’, som var en dag med markedsdialog og oplæg, hvor alle interesserede interessenter kunne deltage.

Innovationssamarbejder er særligt anvendelige på komplekse indkøbsområder, hvor det er muligt at udnytte synergier på tværs af områder. Frem for at købe et kendt produkt, kan man udbyde en problemstilling, hvor løsningen udvikles i et konsortium af relevante bidragsydere.

I ”Skolerenovering i en helhed” kom samarbejdet til at bestå af en bred vifte af aktører med den nyeste viden på området, herunder forskere fra Statens Byggeforskningsinstitut og private virksomheder med hver deres indgående kendskab til indeklima, læring og energioptimering, der hver især bidrog til at føre projektets vision ud i livet. Derved koblede de eksempelvis læring, indeklima og brugerinvolvering for et skabe det bedst mulige klasselokale.

”Offentlig-Privat Innovationssamarbejde kobler flere dagsordener, som er interessante for landets kommuner; vækst, innovation, effektivisering og et højere serviceniveau”, fortæller Martin Dam Wied, som er programleder i Gate 21, der har hjulpet Ballerup Kommune med at gennemføre OPI’en.

En markedsdialog fulgt op af et innovationssamarbejde er desuden velegnet til at sikre, at man er på forkant med den teknologiske udvikling på markedet. Markedsdialog giver indkøberne indsigt i, hvilke løsninger der findes på markedet, og findes det ikke, kan man gå sammen i et OPI med private aktører.

”En af de største fordele ved innovationssamarbejde er, at du som indkøber kommer tættere på markedet og bliver skarpere på, hvad du skal købe ind. Du får skabt nogle nye produkter eller ydelser, som er meget bedre end de, der fandtes.” fortæller Martin Dam Wied.

Brugerne med på råd

Det var ikke kun på det teknologiske område, at der blev lagt vægt på at udvikle nye løsninger. Innovationssamarbejdet tog lærere og elever med på råd i forståelsen af, hvad der udgør det ’bedste klasselokale’. Brugerinddragelse blev en vigtig ingrediens i samskabelsen af det bedste klasselokale.

”Brugerinddragelsen har været med til at sikre, at de elever og lærere, som skal bruge klasselokalet, er glade for resultatet.” fortæller Mads Bo Bojesen

Selvom både lærere og elever skulle vænne sig til, at deres skole delvist blev brugt som byggeplads, har den løbende inddragelse skabt nysgerrighed, støtte og ejerskab til projektets løsninger. Den aktive brugerinddragelse har også sikret, at lærere og elever er glade for resultatet.

”Løbende brugerinddragelse kan bruges som et strategisk værktøj, fordi det sikrer, at slutbrugerne er tilfredse med resultatet” fortæller Mads Bo Bojesen.

I projektet er der arbejdet med at systematisere brugerinvolveringen gennem gentagende spørgeskemaer både før og efter, at de nye klasselokaler blev renoveret. Parallelt er en første prototype af et evalueringsværktøj blevet udviklet, som sikrer en systematisk gennemgang og evaluering af otte udvalgte fokusområder, efterhånden som skolerenoveringen planlægges og udføres.

”En af de overraskende gevinster ved projektet var, at vi har fået et systematisk evalueringsredskab, som vi også kan bruge i andre projekter” beretter Mads Bo Bojesen.

Nødvendigt med politisk mandat

Kommunerne bør væbne sig med tålmodighed, for som med så mange andre fagligheder gør øvelse mester.

”Kommuner skal bruge mere tid på et innovationssamarbejde sammenlignet med et almindeligt indkøb – især første gang, de gør det. Men i takt med at de offentlige organisationer får bedre kendskab til OPI, vil de også kunne gøre det mere effektivt.” fortæller Martin Dam Wied.

I Ballerup Kommune har der fra start været politisk interesse og støtte til projektet, hvilket har båret projektet. Og det er en nødvendig forudsætning for at OPI’er kan lykkes, fortæller Martin Dam Wied:

”OPI kræver politisk mandat. Det er derfor vigtigt at adressere OPI som et strategisk værktøj, som beslutningstagere kan gøre brug af for at fremme ønskede dagsordener.”

I Ballerup har den politiske prioritering af projektet affødt en beslutning om, at der skal gennemføres en kortlægning af alle kommunens ejendomme for at skabe et overblik over hvilke bygninger, der er renoveringsmodne. Mads Bo Bojesen fortæller, at kommunen også i fremtiden vil etablere innovationssamarbejder:

”OPI er uden tvivl et værktøj, vi skal være meget skarpere til at bruge fremadrettet”.

Og flere offentlige indkøbere bør følge i Ballerups fodspor, for der er et uudnyttet potentiale i innovationssamarbejde såvel som i markedsdialog, mener Martin Wied Dam:

”Den offentlige sektor køber sammenlagt ind for ca. 310 mia. kroner om året. Det giver den offentlige sektor en markant indkøbsmuskel, som de aktivt kan bruge til at fremme innovation og nytænkning. Det offentlige kan få stor nytte af at bruge de offentlige indkøb strategisk.”.